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电子排版系统分为硬件与软件两大块。硬件中包括：扫描仪、电子计算机、照排控制机、激光印字机或激光照排机。软件的种类就比较多了，根据工作目的可分别选取，例如书版组版软件、绘图软件等等。这两大块有机地结合在一起，成为不可分割的电子排版系统。 怎样利用电子排版系统排出或印出精美的书刊、报纸呢？首先要将文件输入到电子计算机中，即借助编辑录入软件，将文字通过计算机键盘输入计算机，这个过程叫作录入。第二部是要借助于排版软件，将已录入的文字进行排版，这里将要用许多排版指令来确定整个文件的全貌，如标题的设置、字体字号的选择、尺寸大小、行间距离、另行或另页等，这个过程叫作排版。第三步是通过显示软件，在计算机屏幕上将排好版的文件显示出来，这时，编辑人员可直接对其进行校对修改。如果需要多人对此文件进行校对，也可通过打印软件，利用打印机或激光印字机将文件打印出来。第四步是将准确无误的文件，通过照排软件负责将其传送到照排控制机，*后在激光照排机上输出，形成像纸或软片。至此为止，可以说电子照排系统所担负的工作就全部完成了。下一步将通过晒版、上版、胶印等一系列印刷工艺流程将文件转化成精美的书刊或报纸。