专利代理人的沟通小技巧

     从我的日常培训和代理人的沟通来看，大家往往把精力放在具体的技能上。但是，对于整体的技能或者底层逻辑关注并不多。然而，除了扎实的专业知识和技术功底外，有效的沟通能力往往会成为决定代理人能否脱颖而出的关键因素。

    沟通的重要性

   01沟通的概念对于专利代理人来说，沟通是一门需要掌握并不断完善的技能。例如，在专利申请阶段，专利代理人需要与发明人及法务进行技术及专利方面的沟通， 从对方处获取撰写所需的技术信息。同时要向对方表明合作的共同利益、争取对方的理解和配合。并且需要适当向对方展示专业能力，获得对方的认可。

   02沟通的内容

   一阶段：技术方案的了解；

   第二阶段：撰写方式的确定或者申请文件的确定；

   第三阶段：审查意见的答复；第四阶段：中间事务的沟通；其中，对于有 IPR 的，还需要三方沟通、沟通撰写思路等内容。

沟通前：做好前期准备

   方面1：研读发明人提供的交底资料；

   方面2：根据交底内容进行文献检索，了解相关的背景技术及技术术语；方面3：经过检索及研读后，将自己不懂的地方列出提纲等。“有备而来”会让对方感觉被重视，同时为后续的沟通储备相应的知识，为获取对方的信任及顺利沟通打下基础。

    沟通中：建立和谐氛围

有研究表明：情感信息中，只有 7%来自于文字，其余 38%来自声音，55%来自行为。因此，同样的沟通内容，在不同的声音和行为下，表现出的效果是截然不同的。

   01注意要点基于这个因素，专利代理人在与客户沟通过程中就需要注意说话的语速、语气以及当下的行为，不带着负面情绪处理案件。另外，对于沟通方式的选择，更多的选择与客户面对面沟通，通过对客户的声音及行为进行判断及分析，及时修正对应的方式，以求更好的沟通效果。

   02客户类型

    类型1：对于和气型客户，是受欢迎的，他们谦和有礼，愿意倾听愿意指导，愿意一起配合做事，按通常的真诚方式与他们交流即可。

    类型2：对于骄傲型客户，他们喜欢自夸自赞，似乎他们总比别人懂得多，遇到这样的客户我们要克制自己的情绪，掌握对方的心理，多倾听，多赞扬，多夸奖他们工作的重要。类型3：对于刁钻型客户，他们善于交流，但是会抓住某一个点喋喋不休，总是一副趾高气扬，显示出对问题很懂的样子，遇到这样的客户是非常让人头疼的，需要抱着真诚为客户解决问题的心态去认真聆听，设身处地的给予安慰，感同身受的解答问题，同时用自己的专业知识、技能去说服。类型4：对于完美型客户，他们事事追求完美，容不得一点瑕疵，他们总是跟着自己的想法走，觉得自己的想法才是好的，对于这样的客户我们还是需要从自身做起，通过提升自己的专业度以获取对方的信任。

   沟通中：多肯定多赞美

   美国心理学家威廉.詹姆斯说：人性中本质的愿望，就是希望得到赞赏。就人性而言， 人首先是对自己感兴趣，人们关心的是自己而不是别人；人们喜欢赞美、肯定他们的人，不喜欢反对他们的人。在沟通过程中，一定要设身处地去认同、肯定他们，而不要用自己的眼光去看别人，更不要把自己的意志强加给别人。赞美和肯定一定要发自内心，一定要真诚和实事求是，不仅仅说一些敷衍的话。这可以通过重复对方沟通中的关键词，甚至能把对方的关键词语经过自己语言的修饰后，回馈给对方，这会让对方觉得他的沟通得到你的认可与肯定。在我们的工作中，对发明人的发明给予适当夸赞后，发明人得到鼓励会和专利代理人分享更多的技术，并且不厌其烦，使工作事半功倍。

    沟通中：站在对方的角度

从心理学的角度来说，站在对方的角度看问题，能让我们理解对方的决策、态度与想法， 获得与对方心理上的共鸣，达到相对一致的意见。

   01注意要点换位思考、将心比心、以诚换诚的心态和行为来与他人相处，这样才能达到心灵的沟通和情感的共鸣，也只有这样，才可能获得他人的支持、鼓励、认可和肯定。

   02举个例子运用至我们与客户的各种工作交往中，在我们要求客户尽快结案时，如果从对方的角度来考虑，告知这样做对他们有什么好处。比如：案件早点确认早点提交对你来说能更早地拿到申请号，拿到奖励。这样一说，客户觉得你是在为他考虑，这时更容易接受建议，并在工作中积极进行配合。

沟通中：善于倾听

倾听不是简单的听就可以了，需要把对方沟通的内容、意思把握全面，这才能使自己在回馈给对方的内容上，与对方的真实想法一致。用心倾听是对人好的尊重和关心，结果有可能使沟通双方达到深层次的共情。

    我们要求专利代理人在与客户沟通时：

（1）使用目光接触。

（2）不能只听，而是需要展现赞许性的点头和恰当的面部表情。

（3）适当的时机要提出意见，以显示自己不仅在充分聆听，而且在思考。

（4）复述，在客户将方案描述完以后，用自己的话重述对方所说的内容。

（5）不要妄加评论，否定客户发明的专利性；对于沟通中产生的分歧不随意争论，要以专业水平说服客户。

（6）不随意将客户的发明与其他发明作比较，打击客户信心。

 作者 / 李鑫   编辑 /  池恩   免责声明：版权归原创所有仅供学习参考之用，禁止用于商业用途，部分文章推送时未能及时与原作者取得联系，若来源标错误侵犯到您的权益烦请告知我们将立即删除。